OKKA-säätiö

Opetus-, kasvatus- ja koulutusalojen säätiö

Koulujen ja oppilaitosten ympäristösertifioija

www.okka-saatio.com

 

 

Oppilaitosten ympäristösertifioinnin säännöt (23.3.2006)

HUOMAUTUS: Oppilaitosten ympäristösertifioinnin säännöt ovat muuttuneet 23.3.2006. Muutos koskee sertifikaatin ylläpitämiseen liittyvää kohtaa. Muutokset on esitetty punaisella tässä sääntöjen web-versiossa sekä oikeanpuoleisesta palkista ladattavassa pdf-versiossa.

Sääntömuutoskohtaan pääset tästä.

Oppilaitosten ympäristösertifioinnin säännöt

Oppilaitosten ympäristösertifikaattia voivat hakea kaikki oppilaitokset, jotka pyrkivät parantamaan ympäristöasioiden hoitoa omissa johtamis-, opetus- ja ylläpitotoiminnoissaan. Sertifiointia haetaan OKKA-säätiöltä määrämuotoisella hakemuksella. 

Oppilaitos voi hakea Oppilaitosten ympäristösertifikaattia, kun se täyttää Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerit (2003). Vaatimusten todentaminen perustuu oppilaitoksen itsearviointiraporttiin sekä ulkoisen auditoijan oppilaitoksessa tekemään arviointiin.

Sertifioitava oppilaitos

Oppilaitosten ympäristösertifiointiin osallistuminen on mahdollista kaikille kouluille ja oppilaitoksille niiden koosta, opetusalasta tai –asteesta riippumatta. Sertifioitavalla oppilaitoksella tarkoitetaan kunnan, kuntayhtymän, säätiön, valtion, yksityisen tai muun tahon ylläpitämää koulua tai muuta oppilaitosta, jolla on omat toiminnot ja hallinto riippumatta siitä, onko sillä oikeushenkilöllisyyttä. 

Oppilaitos voi hakea sertifikaattia yhdelle tai useammalle yksikölleen, mikäli toiminta muodostaa kokonaisuuden, jota voidaan arvioida Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerien perusteella. Jos sertifikaatin hakemisen kohteena ei ole oppilaitos kokonaisuudessaan, hakemisoikeuden ratkaisee OKKA-säätiö hakijana toimivan oppilaitoksen esityksestä. Sertifikaatin hakijana voi toimia myös koulutuksen järjestäjä, mutta itsearviointi, ulkoinen arviointi ja sertifiointi tehdään aina oppilaitoskohtaisesti. 

Sertifikaatin hakeminen

Oppilaitos voi hakea Oppilaitosten ympäristösertifikaattia, kun se täyttää Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerit. Sertifiointi koskee aina ympäristökriteerien kaikkia osa-alueita, jotka ovat: 

   1.  Ympäristöasioiden suunnittelu, organisointi ja kehittäminen, 

   2.  Opetus, osallistuminen, yhteistyö ja oppiminen sekä 

   3.  Ylläpitotoiminnot.

Sertifikaatin hakeminen etenee seuraavasti:

   1.  Oppilaitos suorittaa itsearvioinnin ja laatii sen pohjalta 

        itsearviointiraportin. Raportin tulee pitää sisällään seuraavat 

        asiat:

Itsearvioinnin kysymyslistat täytettynä 

     kokonaisuudessaan kaikilta toiminnan osa-alueilta.

 -  Oppilaitoksen ympäristöohjelma.

   2.  Oppilaitos toimittaa OKKA-säätiön auditoijarekisteriin 

kuuluvalle ulkoiselle auditoijalle (jäljempänä auditoija) itsearviointiraportin liitteineen vähintään kolme viikkoa ennen oppilaitoksessa tapahtuvaa arviointia. Auditoija voi pyytää etukäteen myös muuta kuin kohdassa 1 mainittua aineistoa; esimerkiksi oppilaitoksen ympäristöpolitiikka tai –periaatteet, ympäristötyön vastuuhenkilöt ja heidän tehtävänsä, osia opetussuunnitelmasta, jätehuoltosuunnitelma tai pelastussuunnitelma (turvallisuussuunnitelma).

    3.   Auditoija arvioi itsearviointiraportin ja todentaa oppilaitoksessa

suorittamallaan arvioinnilla itsearviointiraportissa esitetyt asiat. Auditoija antaa oppilaitokselle auditointiraportin, joka sisältää määrämuotoisen todistuksen siitä, että oppilaitoksen toiminta täyttää Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerit. Auditoijan tulee toimittaa auditointiraportti oppilaitokselle yhden viikon kuluessa paikan päällä suoritetusta arvioinnista.

    4.  Mikäli ensimmäisessä arvioinnissa havaitaan puutteita ja 

korjattavia asioita, ilmoittaa auditoija näistä oppilaitokselle kirjallisesti auditointiraportissa. Oppilaitoksen on tehtävä korjaavat toimenpiteet kolmen kuukauden määräajassa siitä, kun se on vastaanottanut auditointiraportin. Auditoija todentaa korjaavat toimenpiteet oppilaitoksessa tapahtuvan uusinta-arvioinnin perusteella tai hyväksymällä oppilaitoksen kirjallisen selvityksen. Auditoijan hyväksyntä liitetään alkuperäiseen auditointiraporttiin.

    5. Oppilaitos hakee sertifikaattia OKKA-säätiöltä 

määrämuotoisella hakemuksella.  Hakemukseen on liitettävä mukaan oppilaitoksen laatima itsearviointiraportti sekä auditoijan laatima auditointiraportti alkuperäisenä tai oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Oppilaitos voi hakea Oppilaitosten ympäristösertifikaattia auditointiraportin perusteella kuuden kuukauden ajan ulkoisen arvioinnin toteutuksesta lukien.

OKKA-säätiö voi käyttää oppilaitoksen laatiman itsearviointiraportin sekä auditointiraportin tietoja Oppilaitosten ympäristösertifioinnin järjestelmän kehittämiseen tai tutkimustarkoituksiin siten, että yksittäisen oppilaitoksen tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman oppilaitoksen suostumusta.

Itsearvioinnin kysymyslistat ja ympäristösertifikaatin hakemuslomake ovat saatavissa näiltä sivuilta. Lisäksi niitä voi tilata OKKA-säätiöstä. Sertifikaattihakemus liitteineen toimitetaan osoitteeseen:

OKKA-säätiön hallitus

Oppilaitosten ympäristösertifiointi

Rautatieläisenkatu 6 A

00520 Helsinki

Hakemusten käsittely

OKKA-säätiö käsittelee sertifikaattihakemukset hallituksen kokouksessa. Kokousten ajankohdat ja niihin liittyvät hakemusten viimeiset jättöpäivät ilmoitetaan näillä www-sivuilla. Mikäli sertifioinnille ei ole muodollisia esteitä, OKKA-säätiö lähettää oppilaitokselle tiedon sertifioinnin hyväksymisestä, antaa sertifikaatille numeron ja merkitsee oppilaitoksen oppilaitosrekisteriin. Oppilaitoksen käyttöön annetaan rekisterinumerolla varustettu Oppilaitosten ympäristösertifikaatti ja logo.

Oppilaitosten ympäristösertifikaatti on voimassa 36 kuukautta kerrallaan. Sertifioitu oppilaitos saa käyttää Oppilaitosten ympäristösertifikaattia ja logoa viestinnässään sertifikaatin voimassaoloaikana. Oppilaitoksen ympäristösertifikaatin voi pyynnöstä saada myös sähköisessä muodossa. Sertifikaatti on joko suomen tai ruotsin kielinen hakijan pyynnön mukaisesti. Sertifikaatin voi saada maksusta myös muilla EU-kielillä.

Oppilaitosten ympäristösertifikaattimalli ja –logo ovat nähtävissä näillä sivuilla.

Sertifikaatin ylläpitäminen (1. ja 2. vuosi sertifikaatin saamisesta tai uusimisesta)

Kohta muutettu 23.3.2006 

Oppilaitosten ympäristösertifikaatin ylläpitäminen edellyttää oppilaitokselta vuosittaista itsearviointiraportin tietojen ajantasaistamista. Raportointiin käytetään päivityslomaketta, jossa painotetaan ympäristöohjelman toteutumista ja seuraavan vuoden toiminnan suunnittelua. Oppilaitoksen tulee toimittaa täytetty päivityslomake auditoijalle kahdentoista kuukauden sisällä sertifikaatin myöntämisestä tai edellistä tietojen ajantasaistamisesta. Auditoija antaa oppilaitokselle palautteen raportista sekä kirjallisen vahvistuksen tietojen päivityksestä kolmen viikon kuluessa siitä, kun oppilaitos on toimittanut hänelle päivityslomakkeen. Oppilaitoksen tulee toimittaa auditoijan vahvistus OKKA-säätiölle alkuperäisenä tai oikeaksi todistettuna jäljennöksenä viimeistään yhden kuukauden kuluttua siitä, kun oppilaitos on saanut vahvistuksen.

Päivityslomake on saatavissa sähköisesti osoitteesta www.koulujaymparisto.fi.

Uusi sääntöjen kohta:

Oppilaitosten ympäristösertifikaatin ylläpitäminen edellyttää oppilaitokselta vuosittaista itsearviointia, jonka raportointiin käytetään päivityslomaketta. Päivityslomake ja ohjeet lomakkeen käytöstä ovat saatavissa sähköisesti osoitteesta www.koulujaymparisto.fi. Lomakkeessa painotetaan ympäristöohjelman toteutumista ja seuraavan vuoden toiminnan suunnittelua. Oppilaitoksen tulee tehdä itsearviointi viimeistään sertifikaatin myöntämistä seuraavan lukuvuoden tai toimintavuoden lopulla oppilaitoksen suunnittelukierrosta riippuen (kuva). Tämän jälkeen itsearviointi toteutetaan vuosittain osana oppilaitoksen toiminnan arviointia.

Oppilaitos ottaa yhteyttä auditoijaan ja toimittaa hänelle päivityslomakkeen. Auditoijan tulee tehdä kolmen viikon kuluessa päivityslomakkeen saamisesta seuraavat toimenpiteet:

1. Toimittaa oppilaitokselle vapaamuotoinen, kirjallinen palaute päivityslomakkeesta ja oppilaitoksen työn edistymisestä. 

2. Lähettää vahvistus oppilaitoksen itsearvioinnin toteutumisesta OKKA-säätiön ympäristöasiantuntijalle. Vahvistuksen voi toimittaa sähköpostilla.

Sertifikaatin uusiminen (3. vuosi sertifikaatin myöntämisestä)

Oppilaitosten ympäristösertifikaatti on uusittava viimeistään 36 kuukauden kuluttua sertifikaatin myöntämisestä tai edellisestä uusimisesta. Uusiminen tapahtuu siten, että oppilaitos toimittaa auditoijalle edellisen auditointiraportin sekä ensimmäisen, toisen ja kolmannen vuoden päivityslomakkeet. Auditoija toteuttaa oppilaitoksessa arvioinnin, jossa tarkastetaan, että jatkuvaa parantamista on toteutettu ja että oppilaitoksen toiminnot ovat pysyneet Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerien tasolla. Auditoija laatii auditointiraportin, jossa esitetään mahdolliset korjattavat asiat. Auditoijan tulee toimittaa auditointiraportti oppilaitokselle kolmen viikon kuluessa oppilaitoksessa suoritetusta arvioinnista.

Oppilaitoksen on tehtävä korjaavat toimenpiteet kolmen kuukauden määräajassa siitä, kun se on vastaanottanut auditointiraportin. Auditoija todentaa korjaavat toimenpiteet oppilaitoksessa tapahtuvan uusinta-arvioinnin perusteella tai hyväksymällä oppilaitoksen kirjallisen selvityksen. Auditoijan hyväksyntä lisätään alkuperäiseen auditointiraporttiin.

Kun mahdolliset korjaavat toimenpiteet on tehty, oppilaitoksen tulee toimittaa auditointiraportti OKKA-säätiöön yhden kuukauden kuluessa siitä, kun oppilaitos on saanut auditoijalta hyväksytyn raportin. Mikäli sertifioinnin uusimiselle ei ole muodollisia esteitä, OKKA-säätiö päivittää oppilaitoksen tiedot oppilaitosrekisteriin ja lähettää oppilaitokselle uuden Oppilaitosten ympäristösertifikaatin.

Auditoijan ja oppilaitoksen välinen sopimus

Oppilaitos valitsee OKKA-säätiön ylläpitämästä auditoijarekisteristä auditoijan, jonka kanssa se sopii ulkoisen arvioinnin toteuttamisesta (ennen auditoijarekisterin perustamista auditointia haluava oppilaitos ottaa yhteyttä OKKA-säätiöön, joka järjestää auditoijan). Oppilaitos tekee auditoijan kanssa sopimuksen, jossa määritellään mm. auditoinnin ajankohta, aineiston toimittaminen auditoijalle, arvioitu auditointiin kuluva aika sekä siihen perustuva auditoijan korvaus. Auditoijan korvauksesta annetaan suositukset näillä sivuilla piakkoin.

Sertifikaatin raukeaminen

Oppilaitoksen saama ympäristösertifikaatti voi raueta seuraavissa tapauksissa:

-  Ulkoista arviointia ei ole toteutettu 36 kuukauden kuluessa 

sertifikaatin myöntämisestä tai uusimisesta.

-  Auditoijan esittämiä puutteita ei ole korjattu kolmen 

kuukauden määräaikaan mennessä.

-  Oppilaitos ei ole toimittanut auditointiraporttia 

OKKA-säätiöön yhden kuukauden kuluessa siitä, kun oppilaitos on saanut auditoijalta hyväksytyn auditointiraportin.

Sertifikaatin raukeamisesta päättää OKKA-säätiö kuultuaan ensin oppilaitosta. Oppilaitos, jonka sertifikaatti on rauennut, poistetaan oppilaitosrekisteristä ja se menettää oikeutensa käyttää Oppilaitosten ympäristösertifikaattia ja siihen liittyvää logoa.

Sertifikaatti ei raukea puuttuvan vuosittaisen päivitysraportin takia (1. ja 2. vuosi sertifikaatin saamisesta tai uusimisesta). Mikäli oppilaitos ei ole toimittanut päivitysraportteja auditoijalle, oppilaitoksen tulee tehdä sertifikaatin uusimiseksi itsearviointi ja laatia itsearviointiraportti saman laajuisena kuin sertifikaattia haettaessa. Myös ulkoinen arviointi toteutetaan oppilaitoksessa sertifiointiarvioinnin laajuisena.

Sertifiointi- ja auditointimaksut

Oppilaitosten ympäristösertifikaatti on maksuton oppilaitokselle. Oppilaitos vastaa kuitenkin kaikista sertifiointiin valmistautumiseen, Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteereiden täyttämisen vaatimiin toimenpiteisiin sekä ulkoiseen arviointiin liittyvistä kustannuksista. OKKA-säätiö määrittelee suositushinnat ulkoisille arvioinneille. 

Sertifiointijärjestelmän ylläpito

Sertifiointijärjestelmän ylläpidosta vastaa OKKA-säätiö. Säätiön tehtävät jakautuvat säätiön hallitukselle, säätiön alaisuudessa toimivalle sertifiointitoimikunnalle sekä säätiössä toimivalle ympäristöasiantuntijalle. 

OKKA-säätiön hallitus toimii Oppilaitosten ympäristösertifioinnin päättävänä elimenä, jonka tehtäviin kuuluvat:

-  sertifikaatin hakemisoikeuden ratkaiseminen, mikäli 

sertifioinnin kohteena ei ole oppilaitos kokonaisuudessaan.

-  sertifikaattien myöntäminen, uusiminen ja raukeamisesta 

päättäminen.

-  sääntöjen ja kriteerien muuttaminen.

-  sertifiointitoimikunnan kokoonpanosta päättäminen ja sen 

jäsenten nimeäminen.

-  auditoijakouluttajien pätevyyden hyväksyminen ja sen 

peruuttaminen.

-  auditoijapätevyyden peruuttamisesta päättäminen.

-  sertifiointiin liittyvien erimielisyyksien ratkaiseminen.

-  suositushintojen määritteleminen ulkoisille auditoinneille.

Sertifiointitoimikunnan jäsenet edustavat laajapohjaista ympäristö- ja koulutusalan asiantuntemusta. Ryhmä toimii OKKA-säätiön alaisuudessa ja se kokoontuu säännöllisesti 3-4 kertaa vuodessa. Sertifiointitoimikunnan kokoamisesta vastaa OKKA-säätiö. Toimikunnan jäsenmäärä on 9-15 henkeä.

Sertifiointitoimikunnan tehtävinä ovat: 

-  vastata Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerien 

päivittämisestä.

-  arvioida auditoijien kouluttajien pätevyys.

-  valvoa ja kehittää auditoijien koulutusta.

-  vastata ympäristösertifioinnin yleisestä laadunvalvonnasta ja 

kehittämisestä. 

-  esittää tarvittaessa sääntöjen muuttamista OKKA-säätiön 

hallitukselle.

OKKA-säätiön ympäristöasiantuntijan tehtävinä ovat:

-  sertifiointiin liittyvien päätösten valmistelu.

-  järjestelmään liittyvien rekisterien ylläpito:

-  sertifioitujen oppilaitosten rekisteri

-  auditoijarekisteri

-  kouluttajarekisteri.

-  tiedottaminen ja neuvonta: 

-  sertifiointijärjestelmään liittyvä tiedottaminen

-  ohjaus ja neuvonta: oppilaitokset, auditoijat, 

   auditoijien kouluttajat

-  kriteerien tulkinta

-  sertifiointijärjestelmän kehitystyö.

-  sertifiointitoimikunnan sihteerinä toimiminen.

Auditoijien pätevyys

1. Ulkoinen auditoija

Oppilaitoksen ympäristöarvioija -koulutuksen sekä ympäristöarvioijan pätevyyskokeen hyväksyttävästi suorittaneet henkilöt saavat auditoijan pätevyystodistuksen, joka on voimassa yhden vuoden ajan pätevyyskokeen suorittamisesta. Tänä aikana todistuksen perusteella voi hakea pääsyä OKKA-säätiön auditoijarekisteriin. Rekisteröidyn auditoijan on suoritettava ensimmäisen ulkoinen arviointi OKKA-säätiön osoittaman auditoijan ohjauksessa.

Auditoijapätevyyden ylläpito edellyttää säännöllistä täydennyskoulutukseen ja ulkoisiin arviointeihin osallistumista. OKKA-säätiö ylläpitää rekisteristä pätevistä auditoijista ja valvoo auditoijien pätevyyttä. OKKA-säätiöllä on oikeus peruuttaa auditoijan pätevyys.

2. Auditoijakoulutus

Auditoijakoulutus koostuu peruskoulutuksesta (Oppilaitoksen ympäristöarvioija) sekä säännöllisestä täydennyskoulutuksesta. Koulutuksen tarjoajat pitävät OKKA-säätiön tukemana yllä alueellisia auditoijarenkaita, joiden puitteissa huolehditaan auditoijien osaamisen ylläpidosta ja päivittämisestä.

3. Pätevä auditoijien kouluttaja

Oppilaitosten ympäristöarvioinnin järjestelmään kuuluvaa auditoijakoulutusta voi järjestää vain pätevä auditoijien kouluttaja. Pätevä kouluttaja on OKKA-säätiön hyväksymä auditoijakoulutusta järjestävä organisaatio, joka on osallistunut kouluttajakoulutukseen ja sitoutunut määrämuotoisen auditoijakoulutuksen toteuttamiseen. 

Kouluttajan on anottava pätevyyttä OKKA-säätiöltä, joka varmistaa kouluttajan resurssit auditoijakoulutuksen toteuttamiseen. OKKA-säätiöllä on oikeus valvoo kouluttajien pätevyyttä ja sillä oikeus peruuttaa pätevyys, mikäli kouluttajan resurssit auditoijakoulutuksen toteutukseen ovat oleellisesti heikentyneet. Kouluttajapätevyyden ylläpito edellyttää säännöllistä kouluttajien täydennyskoulutukseen osallistumista.

Pätevä kouluttaja saa käyttää ENVEDU -hankkeessa kehitettyä koulutusaineistoa ja on oikeutettu myöntämään auditoijapätevyyden koulutuksen suorittaneille henkilöille. Käyttöoikeus koulutusmateriaaliin annetaan ja kouluttajakoulutus toteutetaan kohtuullisin kaupallisin ehdoin ENVEDU –hankkeen kumppaneiden toimesta.