OKKA-säätiö

Opetus-, kasvatus- ja koulutusalojen säätiö

Koulujen ja oppilaitosten ympäristösertifioija

www.okka-saatio.com

 

 

Ulkoinen auditointi

Oppilaitosten ympäristösertifiointiin liittyy ulkoinen arviointi eli auditointi, jossa riippumaton auditoija tarkastaa oppilaitoksen itsearviointiraportin ja suorittaa arvioinnin oppilaitoksessa (1-2 päivää). Arvioinnissa oppilaitoksen toimintaa ja sen tuloksia verrataan Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteereihin. Oppilaitoksen hakiessa ympäristösertifikaattia auditoija todentaa kriteerien täyttymisen ja antaa oppilaitokselle tiedon mahdollisista korjaavista toimenpiteistä, jotka täytyy tehdä ennen sertifiointia. Lisäksi oppilaitos saa auditoijalta palautetta toiminnan vahvuuksista ja kehittämiskohteista.

Auditoinnista sopiminen

Ennen auditoinnin tilaamista oppilaitoksen tulee tehdä itsearviointi käyttäen tarkoitusta varten laadittuja itsearvioinnin kysymyslistoja. Auditointi tilataan OKKA-säätiöltä, joka hankkii oppilaitokselle rekisteröidyn auditoijan. Oppilaitos sopii itse auditoijan kanssa ulkoisen arvioinnin toteuttamisesta ja auditoijan saamasta korvauksesta (katso suositushinnat). 

Arvioinnin onnistumisen kannalta on tärkeää, että arvioinnin toteutus suunnitellaan etukäteen yhteistyössä auditoijan kanssa. Oppilaitos nimeää yhteyshenkilön, joka vastaa arvioinnin järjestelyistä. Ensimmäiseksi sovitaan arvioinnin ajankohta, jonka tulee sopia niin auditoijalle kuin oppilaitoksen henkilöstölle ja oppilaille.

Oppilaitosten ympäristösertifioinnin sääntöjen mukaan oppilaitoksen on toimitettava auditoijalle itsearviointiraportti viimeistään kolme viikkoa ennen auditointipäivää. Raportti sisältää oppilaitoksen täyttämät itsearvioinnin kysymyslistat sekä liitteenä oppilaitoksen ympäristöohjelman ja muita auditoijan erikseen pyytämiä dokumentteja.

Auditoinnin suunnittelu

Ulkoisen arvioinnin toteutus perustuu suurelta osin oppilaitoksen itsearviointiraportissa antamiin tietoihin. Tavoitteena on, että auditoija pystyy päättelemään raportin pohjalta melko pitkälle, täyttyvätkö kriteerien vaatimukset. Oppilaitoksessa tapahtuvan auditoinnin rooli on varmistava. Siinä myös paneudutaan niihin asioihin, jotka itsearviointiraportin pohjalta näyttävät vaativan tarkempaa selvitystä. Virheellisten tietojen antaminen itsearviointiraportissa voi johtaa sertifikaatin eväämiseen.

Auditoija suunnittelee itsearviointiraportin perusteella oppilaitoksessa tarkastettavat kohteet ja asiat sekä haastateltavat henkilöt, ja laatii auditointisuunnitelman aikatauluineen. Yhteistyössä auditoijan ja oppilaitoksen välillä sovitaan hyvissä ajoin ennen auditointipäivää mm. avainhenkilöiden haastattelujen aikataulusta, oppilaitoksen tilojen kierroksesta, haastattelutilasta ja siellä tarvittavista apuvälineistä sekä dokumenteista, joita auditointitilanteessa tulisi olla saatavilla. Myös yhteisen palautekeskustelun aikataulu tulee selvittää etukäteen.

Oppilaitos tiedottaa henkilöstölle ja oppilaille ennakkoon arvioinnin tavoitteista ja toteutuksesta. Ulkoinen arviointi herättää helposti epäluuloja ja se voidaan kokea valvontana tai tarkastustoimintana. Siksi on tärkeää, että kaikki ymmärtävät, että arviointia tehdään oppilaitoksen toiminnan kehittämiseksi.

Auditoinnin toteutus

Auditointipäivä alkaa yleensä aloituskokouksella, jossa oppilaitoksen puolelta ovat läsnä johdon edustajat, ympäristöryhmä sekä mahdollisesti myös muita henkilöstön jäseniä. Kokouksessa tarkennetaan auditoinnin aikataulu, ja aloitetaan haastattelut. Tämän jälkeen toteutetaan kierros oppilaitoksessa, jonka aikana auditoija haastattelee opetus- ja ylläpitohenkilöstöä ja oppilaita sekä katselmoi tiloja. Haastattelut voidaan myös tehdä samassa paikassa ja tutustua tiloihin erikseen.

Kun tarvittavat haastattelut on tehty, auditoija varaa aikaa yhteenvedon tekemiseen. Auditointipäivän päätteeksi käydään palautekeskustelu, johon oppilaitoksen henkilöstö ja oppilaat voivat osallistua. Keskustelussa sovitaan mahdollisista korjaavista toimenpiteistä, ja auditoija antaa myös yleisen palautteen oppilaitoksen vahvuuksista ja kehittämisen kohteista. Suositeltavaa on, että audioija toimittaa kattavamman kirjallisen palautteen jälkikäteen.

Auditointiraportti

Auditoijalla on viikko aikaa kirjoittaa virallinen auditointiraportti, jossa selvitetään Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerien täyttyminen kriteereittäin. Raporttiin kirjataan myös korjaavat toimenpiteet, joiden tekemiseen oppilaitoksella on kolme kuukautta aikaa. Toimenpiteiden toteutuksen auditoija voi todentaa kirjallisen selvityksen perusteella tai uusinta-auditoinnilla oppilaitoksessa. Raportin lopussa on auditoijan allekirjoittama vahvistus kriteerien täyttymisestä, jonka perusteella oppilaitos voi hakea sertifikaattia OKKA-säätiöltä tarkoitusta varten laaditulla hakemuslomakkeella.

 Auditointiraportin malli lötyy tästä.

Kuka on pätevä auditoija? 

Oppilaitoksen ympäristöarvioija -koulutuksen sekä ympäristöarvioijan pätevyyskokeen hyväksyttävästi suorittaneet henkilöt saavat auditoijan pätevyystodistuksen, joka on voimassa yhden vuoden ajan pätevyyskokeen suorittamisesta. Tänä aikana todistuksen perusteella voi hakea pääsyä OKKA-säätiön auditoijarekisteriin. Rekisteröidyn auditoijan on suoritettava ensimmäisen ulkoinen arviointi OKKA-säätiön osoittaman auditoijan ohjauksessa. Rekisteröidyille auditoijille järjestetään jatkuvaa täydennyskoulutusta pätevyyden ylläpitämiseksi.

Tietoa Oppilaitoksen ympäristöarvioija -koulutuksista saat tästä.